Avant-propos : petit lexique des acronymes

1. La facturation en ligne, c’est quoi ?

La facturation en ligne permet de créer des documents comptables et commerciaux (par exemple, devis, factures, notes de crédit, etc.) sous un format électronique avec une simple connexion à internet depuis un ordinateur, une tablette ou même un smartphone.

La dématérialisation des factures offre plus de rapidité ainsi que la réduction des coûts grâce aux échanges automatisés. Dorénavant, plus besoin d'imprimer les documents et les envoyer par la poste puisque tout peut se faire en un simple clic !

2. Les avantages de la facturation en ligne

Un logiciel de facturation en ligne intuitif assure une facturation simplifiée et automatisée, grâce aux fonctions de mémorisation des coordonnées du client ainsi que des informations enregistrées des factures.      

L'utilisation d'un logiciel de facturation en ligne offre des avantages tels que : 

• La rapidité : toutes les données (factures et devis) se retrouvent au même endroit. La création des documents commerciaux en ligne permet d'économiser du temps grâce aux modèles prédéfinis et une calculatrice intégrée, plus besoins de créer les tableaux dans des logiciels types Word ou Excel manuellement où le risque d'erreur est plus important.          
• La conformité : Une facture pour être valide doit comporter des mentions obligatoires. Dans les logiciels, les modèles de factures incluent les champs requis, il suffit d’entrer les informations correspondantes. 
• Le stockage : Les logiciels de facturation en ligne offrent la possibilité de sauvegarder les données sur un serveur distant avec une grande capacité de sauvegarde, ce qui permet d'éviter la perte des documents en cas de panne de l'ordinateur. Il est également possible d'exporter ces fichiers. 
• Le coût : En général, les coûts mensuels d'un logiciel en ligne sont abordables, ce type de logiciel ne demande pas d’investissement important. Un grand plus => les mises à jour sont effectuées automatiquement par l’éditeur du logiciel.

3. Les différents types de logiciels

Il existe deux grandes catégories de logiciels de facturation, cela permet de choisir la solution la mieux adaptée pour votre entreprise selon vos besoins. 

a) Le logiciel "On-premise"

Il s'agit d'un logiciel acquitté d’une licence auprès d'un éditeur qui nécessite l'installation du programme sur les postes de travail, pour une durée illimitée. La solution permet d'avoir une grande stabilité et donne accès aux documents sans internet. Le budget de ce type de programme est plus important et le programme nécessite une maintenance en condition opérationnelle. 

Bon à savoir : Le logiciel "On-premise" n'est pas accessible en télétravail.

b) Le logiciel "SaaS"

Cette solution a conquis le marché des logiciels de facturation. Utilisable en ligne cette solution repose sur la technologie cloud* qui permet l’externalisation du système d’information. Grâce à cette méthode, il est possible de travailler en déplacement et ce partout dans le monde. Ce type de programme nécessite une souscription à un abonnement mensuel ou annuel.

* Il s'agit d'un espace de stockage virtuel accessible seulement par internet. 

4. Comment bien choisir son logiciel de facturation en ligne ?

Il est important de choisir un logiciel simple et intuitif adapté aux besoins de votre entreprise. Se poser des questions sur la quantité de documents à créer, les options souhaitées ou encore le nombre d'utilisateurs permettront d'obtenir les informations nécessaires afin de trouver l'application correspondante. 

D'autre part, il est vivement conseillé de vérifier que la solution assume la protection des données ainsi que celle-ci répond aux conditions l'Inaltérabilité, de Sécurisation, de Conservation et d'Archivage des données de facturation.

5. Les bons conseils de l'expert

Un logiciel de facturation permet de gérer et suivre les documents comptables et commerciaux de façon simplifiée, sans avoir des connaissances approfondies en informatique. Cette solution permet de créer des factures en évitant les erreurs de calcul. De plus, certains programmes mettent à disposition des rapports financiers de l’activité, ce qui permet de faire des analyses plus facilement ainsi que d'adapter une stratégie pour augmenter la rentabilité de l'entreprise.

Pourquoi choisir VosFactures.fr ?

Avec VosFactures, vous pouvez créer des factures, gérer des devis, suivre les paiements, créer des rappels, gérer et contrôler les stocks ainsi que la trésorerie… En respectant les plus hauts standards de sécurité grâce aux protocoles TLS :

• Le Logiciel VosFactures répond aux conditions d'Inaltérabilité, de Sécurisation, de Conservation et d'Archivage des données de facturation ; 
• Le logiciel s'intègre avec les plateformes de paiement pour permettre d'accepter les paiements en ligne ; 
• L'application mobile de VosFactures offre plus de flexibilité. Dorénavant, il est possible de gérer la facturation depuis un smartphone ou une tablette ; 
• Vous pouvez choisir un abonnement mensuel ou trimestriel. Les tarifs oscillent entre 4,00€ et 75,00€ HT par mois, selon les options disponibles. 

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