[Facturation] Pourquoi et quand faire une facture ? | France
1. Une facture c’est quoi ?
La facture est un document commercial et comptable crée par un professionnel pour son client après avoir effectué une prestation ou vendu une marchandise. La facture détaille les ventes de produits et prestations services, les conditions d'achats et de ventes comme par exemple : la nature des produits, la quantité ou encore le prix.
Une facture peut être légalement émise sous forme électronique, ayant la même valeur qu’une facture sous forme papier. Pour en savoir plus sur la facturation dématérialisée, c'est par ici !
2. Pourquoi faire une facture ?
La facture permet d’identifier le vendeur et l'acheteur, le montant de la vente ainsi que la date de la prestation ou du produit vendu. Celle-ci prouve un achat et/ou une vente et doit être faite pour toutes les ventes de biens et prestations de services à un professionnel.
a) Les fonctions de la facture
- Elle constitue la preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue ce qui donne le droit au vendeur d'exiger le paiement d'une somme d'argent ;
- Elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client par exemple : le montant à payer ;
- Elle sert de justificatif comptable ;
- Elle fait office de support à la collecte, la déduction de la TVA et au contrôle de l'impôt.
b) Les différents types de factures
Il existe plusieurs types de factures, chaque type doit être utilisé selon un cas précis :
→ Facture ordinaire
C'est la facture que l’on émet de façon classique, elle mentionne l'ensemble des marchandises vendues ou prestations de services effectuées. Celle-ci comprend les mentions obligatoires et détaille les conditions d'achat et de vente.
→ Facture pro forma
Il s’agit d’un document provisoire et non comptable elle n’a donc pas de valeur légale. Elle prend la forme d'une facture envoyée à titre informatif (comme un devis) cela permet de faciliter les relations entre les entreprises B2B et d’avoir un document très précis du montant qui sera facturé.
→ Facture d'acompte
Une facture d’acompte est obligatoire lorsqu’un client vous verse un acompte, cela permet de justifier la somme versée par votre client. Dans ce cas pas besoin de mentionner les biens ou prestations concernés mais seulement la date à laquelle l’acompte a été effectué, le numéro de la facture, la TVA (si vous êtes assujetti) les parties concernées ainsi que le délai de paiement.
→ Facture d'avoir
Une facture d’avoir ou facture rectificative. En cas d’erreur, il n’est pas possible de modifier ou de supprimer une facture ; il faut faire une nouvelle facture qui annulera et remplacera la facture erronée (facture d’avoir).
→ Facture de clôture
Lors de la résiliation d’un contrat, lors d’un changement de fournisseur ou encore lors d’un déménagement, la facture de clôture permet d’ajuster les paiements depuis la dernière facture de régularisation jusqu’à la fin de la consommation. Celle-ci doit être établie au plus tard dans les 6 semaines suivant la fin du contrat.
3. Quand faire une facture ?
Une facture doit être délivrée dès lors que la prestation du service est accomplie ou le produit vendu et le transfert du produit effectué. Dans le cas de plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes, pour un même client, une facturation périodique peut être établie mais attention elle doit être établie au plus tard à la fin de ce même mois.
a) La facture est-elle obligatoire ?
La facture est obligatoire dans les cas suivants :
- Prestations de service ou de vente de marchandise entre professionnels ;
- Prestations de service d'un montant supérieur à 25 € (TVA comprise) effectuée pour un particulier. Pour la prestation de service dont le montant ne dépasse pas 25 € (TVA comprise), la délivrance d'une facture n'est pas obligatoire sauf si le client la demande ;
- Les activités de production, de distribution ou de service par des personnes publiques pour leur achat propre et pour leur clientèle professionnelle ;
- Les ventes à distance, à savoir les échanges entre États de l’UE pour lesquels l'acquéreur est un particulier (notamment vente par correspondance) ;
- Livraisons aux enchères publiques de biens d'occasion, d’œuvres d'art, d'objets de collection ou d'antiquité.
La facturation est très encadrée par la loi, il est important de faire attention aux points suivants :
- Une facture doit comporter des mentions obligatoires sous peine de sanctions pécuniaires ;
- La note d'honoraire est le document qui remplace la facture pour les professionnels exerçant une profession libérale, soumise aux mêmes règles que la facture ;
- Un ticket de caisse n'est pas considéré comme une facture. Il s'agit uniquement d'une preuve d'achat permettant par exemple le remboursement ou l'échange d'un produit défectueux ;
- Le vendeur et l'acheteur devront chacun conserver un exemplaire de la facture pendant 10 ans, tout comme les pièces comptables et justificatives du commerçant.
Tout manquement à l'obligation de facturation entre professionnels est puni d'une amende d'un montant inférieur ou égal à 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. En cas de répétition de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1ère sanction, le maximum de l'amende est porté à 150 000 € pour une personne physique et 750 000 € pour une personne morale.
4. Les bons conseils de l’expert
De nombreuses règles encadrent la facturation et de nombreuses possibilités s’offrent aux professionnels en cette matière. La solution idéale afin de rester en conformité avec la législation en vigueur et facturer en toute sécurité est de se munir d’un logiciel de facturation qui vous permettra d’automatiser et simplifier votre processus de facturation.
Le logiciel de facturation VosFactures.fr est un outil simple et intuitif qui permet de :
- Faire des factures & devis en toute simplicité ;
- Créer des documents en toute conformité et sécurité ;
- Effectuer des relances automatiques afin d’éviter les retards de paiements.
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