Afin de limiter la propagation du coronavirus, de nombreux entrepreneurs et salariés en Europe et à travers le monde doivent travailler pendant les prochaines semaines depuis leur domicile. Pour ceux qui n’en ont pas l’habitude, cette période d’ajustement peut être difficile : problèmes de concentration, d’organisation, ou de communication.

Voici nos conseils pour continuer à être efficace dans la gestion de votre entreprise et de vos employés en télétravail. 

Avantages du Télétravail 

Avant la mise en place des restrictions imposées par le coronavirus, le nombre de personnes optant pour le télétravail était déjà en forte hausse en Europe, car cette méthode de travail présente de nombreux avantages pour les entrepreneurs et leurs salariés :

• Flexibilité

C’est l’un des avantages les plus évidents du télétravail : pouvoir adapter ses horaires et lieu de travail. Le travail à domicile apporte une meilleure flexibilité à la fois à l’entrepreneur et à ses salariés. Par exemple :

• les personnes ayant des contraintes familiales peuvent aménager leurs horaires selon leurs obligations.
• les personnes avec des handicapes peuvent travailler même si les locaux de l’entreprise ne sont pas adaptés.

• Gain de temps (et d’argent)

Le fait de ne plus avoir à se déplacer pour se rendre au travail quotidiennement fait gagner du temps et évite les retards et l’absentéisme (grève, bouchons, panne de voiture).

En tant qu’employeur, les frais généraux et dépenses (frais de transport, aménagement des locaux) diminuent en conséquence.

• Efficacité et Productivité

De nombreuses études ont démontré que le bien-être et la productivité augmentent en télétravail, une fois l’organisation adéquate acquise :

• Augmentation de la motivation : les travailleurs sont moins stressés car ils évitent les temps de transport & bénéficient d’horaires adaptés à leurs contraintes.
• Augmentation de la productivité : les travailleurs sont plus concentrés à leurs tâches car ils limitent les nuisances sonores d’un travail en équipe (surtout en cas d’open space).

Les bénéfices du travail à distance sont donc ressentis tant par les entrepreneurs que par les salariés eux-mêmes, à condition que travail à distance soit bien organisé grâce à des outils et pratiques adaptés. 

Les Bonnes Pratiques du Télétravail

Pour que le travail à distance soit efficace, le télétravailleur doit adopter une bonne organisation afin de lutter notamment contre les distractions et séparer le temps professionnel de la vie personnelle :

• Aménager des horaires : il est important de garder une routine de travail, en commençant à travailler par exemple toujours à la même heure.
• Aménager un coin bureau : afin d’éviter d’être gêné par les autres membres de la famille, on peut opter pour une pièce libre, la table de la cuisine ou du salon. Pour votre dos, évitez le canapé !
• Faire une liste de tâches & priorités : afin de ne pas se sentir perdu par le manque de repères, prévoir les tâches du jour structure le télétravail.
• Limiter les distractions inutiles : afin de conserver sa concentration, déconnectez-vous des réseaux sociaux privés (Facebook, LinkedIn, YouTube…).

Les Bons Outils du Télétravail

De nombreux outils technologiques permettent de travailler à distance : messagerie instantanée, vidéo-conférence, logiciel de facturation en ligne… Ces solutions rendent le travail plus facile et vous font gagner du temps. Si vous ne les connaissez pas encore, il est temps de les tester, car ils vous seront très utiles même hors télé-travail : 

1- Rester en contact avec vos équipes

Il est possible et important de continuer à manager vos équipes et maintenir des réunions et des échanges à distances par oral et par écrit grâce à des outils simples, comme par exemple : Skype, Google Hangouts, WhatsApp, Slack, Microsoft Teams, ou le calendrier partagé Google. 

2- Dématérialiser les documents

Le travail en ligne n’empêche pas la transmission des documents de travail. Dématérialiser de tels documents en utilisant par exemple Google Drive ou DropBox permet également de partager, regrouper, classer et archiver de manière sécurisée vos divers fichiers.

3- Utiliser un logiciel de Facturation en ligne

Permettant de travailler de n’importe où et à plusieurs, le logiciel de facturation en ligne VosFactures.fr répond parfaitement au besoin du télétravail des entrepreneurs et de leurs salariés. Le logiciel collaboratif et sécurisé permet notamment de :

• créer et envoyer en ligne à vos prospects, clients & fournisseurs : devis, factures, bons de commande, bons de livraison, factures proforma …;
• faire signer en ligne vos clients (commande ou devis);
• suivre facilement vos stocks et livraisons grâce au module Gestion de Stock;
• faire payer en ligne vos clients sur simple devis ou facture grâce à la fonction Paiement en ligne;
• suivre votre trésorerie grâce à la saisie de vos dépenses et à de très nombreux rapports;
• transmettre vos documents à votre comptable sans vous déplacer grâce à l’Accès Comptable.

Si vous ne travaillez pas seul, vous pouvez facilement attribuer des accès plus ou moins limités à chacun de vos employés et collaborateurs, et suivre leurs activités grâce à l’historique de votre compte (en savoir plus).

En bref, le travail à distance est efficace et satisfaisant à condition d’adopter les bons outils technologiques qui permettent une gestion facilitée de l’entreprise quelque soit le lieu où on se trouve.