Sommaire :

1. Pourquoi numéroter ses factures ?

En tant que professionnels, vous êtes amenés à créer fréquemment des documents comptables et commerciaux. La création de documents de facturation est règlementée par le Code de commerce et par le Code général des impôts, cette règlementation précise les mentions obligatoires que doivent comporter une facture dont l’une est relative à la numérotation des factures. 

La numérotation des factures vous permet de maintenir une comptabilité organisée mais surtout elle vous évitera d’être pénalisé en cas de contrôle fiscal. Ces contrôles font suite à de nombreux abus, par le passé certains professionnels procédaient à de la fraude, des techniques consistant à utiliser des fonctions cachées de leur logiciel de comptabilité afin d’effacer des recettes enregistrées et donc de modifier par la suite les éléments de la caisse. En opérant ainsi, cela leurs permettaient de percevoir les recettes dissimulées, cela s’appelle « la dissimulation de recettes ».

La loi des finances dite « loi anti-fraude à la TVA », entrée en vigueur le 1^er janvier 2018 a pour objectif de lutter contre la fraude à la TVA et la dissimulation de recettes. Depuis, il est devenu obligatoire pour toute entreprise assujettie à la TVA d’utiliser un logiciel de facturation certifié.

→ Sanctions encourues :

• Pour le non-respect des mentions obligatoires sur vos factures : Une amende de 15 € par facture dans le cas d’une mention manquante ou d’une information inexacte, le montant maximale de l’amende ne peut excéder un quart du montant de la facture.
• En cas d’incapacité de présentation d’attestation de conformité pour l’utilisation d’un logiciel certifié (cette attestation est délivrée par votre éditeur de logiciel de facturation) : Une amende de 7500 € pour chaque logiciel concerné, délai de 60 jours pour se mettre en conformité. À l’issue de ce délai si la situation n’est pas régularisée l’amende se renouvelle.

2. Comment numéroter ses factures ?

Selon l’article D2192-2 du Code de commerce, il y a certaines règles auxquelles vous ne pouvez pas échapper lorsqu’il s’agit de créer des factures et particulièrement en matière de numérotation des factures. 

a. Les trois règles essentielles à connaître

Les trois règles essentielles à connaître : 

• Numérotation unique : Vos factures doivent comporter un numéro unique. Il ne peut y avoir deux factures avec le même numéro sur une même année. 
• Numérotation chronologique : Votre numérotation doit être basée sur une séquence chronologique, c’est-à-dire qu’elle doit se suivre de façon logique et constante, par exemple : 01, 02, 03 ou encore 001, 002, 003 ;
• Numérotation continue : Votre séquence doit être continue et ininterrompue, la numérotation de vos factures ne doit comporter aucun vide ou rupture. On ne peut pas avoir une facture : F003 puis F005. Il n’est pas possible d’émettre des factures a posteriori.

b. Les bonnes pratiques

En ce qui concerne la manière de numéroter les factures, la loi accorde une certaine souplesse. Voici les bonnes pratiques à adopter quant à la numérotation des factures : 

• Numérotation simple : il s’agit d’une numérotation basique, par exemple : 01, 02, 03 ou 001, 002, 003 ; 
• Numérotation avec une ou plusieurs variables de temps : le ou les variables que nous allons utiliser pour notre numérotation seront temporels et se présentent comme suit :
  • « Année » suivi d’un numéro, par exemple : 2021-01, 2021-02. Ce choix est le plus fréquemment effectué par les entrepreneurs afin d’éviter les confusions et les erreurs ; 
  • « Année » et « mois » suivi d’un numéro, par exemple : 2021-01-01, 2021-01-02. À ne pas confondre : les numéros indiqués en gras correspondent aux numéros des factures (séquence chronologique) et non aux dates d’émission de ces factures. 
• Numérotation par séries distinctes : en fonction de l’activité de votre entreprise et si cette activité le justifie, l’autorité fiscale vous autorisera à utiliser le procédé de séries distinctes si l’entreprise :
  • Dispose de plusieurs sites de facturation (plusieurs activités) ;
  • Travaille avec plusieurs catégories de clients ayant des modalités de facturation différentes ;
  • Émet des factures de différents types rendant difficile l’utilisation d’une seule série (format papier ou encore électronique).  

Prenons le dernier cas pour exemple : une entreprise va créer une série distincte pour sa facturation papier, la facture pourra avoir la numérotation suivante : F001. Une deuxième série distincte pour sa facturation électronique avec la numérotation suivante : E01.

3. Questions fréquentes

La numérotation de mes factures doit-elle obligatoirement commencer par le chiffre 1 ?

Vous n’êtes pas dans l’obligation de commencer la numérotation des factures à partir du chiffre 1, vous pouvez choisir une séquence débutant à 10, 20 ou même 100, dès lors que la numérotation est continue. Pensez à privilégier les multiples de 10 en commençant votre séquence.

Mes factures doivent-elle forcément être numérotées avec une variable de temps ? 

Non, vos factures peuvent être numérotées de façon simple à titre d’exemple : 01, 02. Vous pouvez également faire précéder les numéros des factures par des lettres comme par exemple : FAC01.

Doit-on recommencer la numérotation chaque année ?

Lorsque vous effectuez la numérotation des factures avec une variable de temps, il est conseillé de recommencer la numérotation à zéro à l’issue de chaque année. Toutefois, lorsque vous utilisez une numérotation simple, il est recommandé d’éviter de repartir de zéro et de rester dans la continuité de la numérotation.

Où afficher le numéro sur mes factures ? 

Aucune restriction légale à ce sujet. L’usage est de positionner le numéro de la facture en haut du document afin qu’il soit le plus visible possible.

Si mes factures comportent plusieurs pages, dois-je toutes les numéroter ?

Oui, le numéro de la facture doit figurer sur toutes les pages, et les pages doivent également être numérotées selon une séquence n/N : n est le numéro d'ordre des pages et N le nombre total des pages constituant la facture.

Que dois-je faire en cas d’annulation d’une facture ? Puis-je la remplacer par une autre facture ?

En cas d’annulation d’une facture vous devez l’annuler comptablement par la création d’une facture d’avoir.  La facture annulée doit rester dans votre comptabilité et continuer d’exister afin de ne pas interrompre votre numérotation chronologique. Ces règles sont également applicables pour les factures d’acomptes. 

Que dois-je faire si je numérote deux factures avec le même numéro ?

Si cette erreur est faite en toute bonne foi, vous devez continuer votre numérotation des factures sans briser la séquence chronologique et noter votre erreur pour rappel afin de la justifier en cas de contrôle fiscal. 

Que dois-je faire si je saute un numéro ?

Il faut essayer de rester régulier et rigoureux lors de la création de vos factures et surtout lorsque vous numérotez ces factures. Une erreur comme celle-ci pourrait signifier à l’administration fiscale une dissimulation de recettes. C’est pour cela qu’il est fortement recommandé de se munir d’un logiciel de facturation adéquat qui vous permettra d’utiliser un système de numérotation automatique et vous évitera ainsi toutes erreurs.

4. Les bons conseils de l’expert

Que la numérotation de vos factures soit simple ou par séries distinctes, les règles restent les mêmes et nul ne peut y échapper sous peine de sanction. Le numéro des factures doit être un numéro unique, basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture.

Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?

Lorsque vous créez vos factures sur des outils type Word ou Excel, un oubli ou une erreur peuvent rapidement arriver. Afin d’éviter des erreurs qui peuvent être conséquentes, il est conseillé d’utiliser un logiciel de facturation qui assure la numérotation automatique des factures, acomptes et factures d’avoir. 

En utilisant un logiciel de facturation pour la création de vos factures vous pourrez ainsi :

• Choisir le format de numérotation de vos documents et le numéro de votre premier document.
• Choisir si la numérotation de vos factures recommence chaque année ou non.
• Opter pour une numérotation par séries distinctes si besoin.
• Choisir une numérotation distincte par type de facture ou non.
• Verrouiller la numérotation afin d’empêcher la modification manuelle des numéros.

Le logiciel Vosfactures a été créé dans le but de faciliter la vie des entrepreneurs et auto-entrepreneurs.

Vosfactures vous offre la possibilité d’automatiser le processus de numérotation de vos factures, par ailleurs c’est un logiciel de facturation certifié qui vous permettra de rester en conformité avec la règlementation en vigueur (loi anti-fraude à la TVA). Simplifiez-vous la vie…

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