1. Pourquoi archiver vos documents comptables et commerciaux ?

Chaque étape de gestion de votre entreprise est généralement encadrée par la loi de l'ouverture à la clôture. Lors de la création de votre entreprise vous devez respecter certaines règles, lorsque vous proposez une offre commerciale auprès d’un client ou lorsque vous émettez une facture à son attention, toutes ces opérations sont règlementées. 

Concernant la conservation et l’archivage de vos documents juridiques, administratifs, commerciaux ou encore comptables, il en est de même !

L’archivage est une obligation légale. Cela permet entre autres de justifier de la réalité des documents d’en assurer un suivi et une traçabilité. Cela permet surtout d’être en accord avec la législation en vigueur en cas de contrôle fiscal ou administratif.

Les documents de votre entreprise doivent être conservés durant une certaine période qui est prescrite par la loi. La durée de conservation des documents dépend de la nature de ces documents.

2. Quels documents archiver et combien de temps les conserver ?

Les documents qui devront être conservés par votre entreprise sont énoncés par le Code du travail, le Code de commerce et le Code général des impôts, il s’agit généralement des documents suivants : 

• Civils et commerciaux (catégorie A) ;
• Documents et pièces comptables (catégorie B) ;
• Documents fiscaux (catégorie C) ;
• Documents sociaux (catégorie D).

La durée de conservation de vos documents s’effectue en fonction de leur catégorie : 

a) Conservation des documents pour une durée de 3 ans

• Les déclarations en douane (catégorie A) ;
• Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d'administration (catégorie D).

b) Conservation des documents pour une durée de 5 ans

• Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale (catégorie A) ; 
• Les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises (catégorie A) ; 
• Les statuts de la société à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés (catégorie D).

c) Conservation des documents pour une durée de 6 ans

• L'impôt sur le revenu (catégorie C) ; 
• L'impôt sur les sociétés (catégorie C) ; 
• Les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) (catégorie C) ; 
• Les bénéfices non commerciaux (BNC) (catégorie C) ; 
• Les impôts directs locaux (catégorie C) ; 
• La cotisation foncière des entreprises (CFE) (catégorie C) ; 
• La valeur ajoutée des entreprises (CVAE) (catégorie C) ; 
• La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) (catégorie C) ; 

d) Conservation des documents pour une durée de 10 ans

• Les factures clients ou fournisseurs (catégorie A) ;
• Les contrats conclus par voie électronique (catégorie A) ;
• Les correspondances commerciales (bons de commande ou bons de livraison) (catégorie A) ;
• Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives (catégorie B) ; 
• Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) (catégorie D).

☞ Bon à savoir : ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions : pour la conservation des documents fiscaux : l'article 1734 du Code général des impôts précise qu'une amende de 10 000 € est « applicable en cas d'absence de tenue des documents demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits ».

3. Les bons conseils de l’expert

La conservation des documents de votre entreprise est nécessaire pour rester en conformité avec la législation en vigueur. L’archivage permet à votre entreprise d’attester de la réalité de vos documents et d’en montrer la traçabilité en cas de contrôle fiscal ou administratif. Ce processus nécessite parfois certaines contraintes, c’est pourquoi lorsque ces documents sont nombreux et variés, il est recommandé de faire appel à des experts. 

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VosFactures est un Logiciel de Facturation Conforme, pour être conforme à la loi, facturez avec le Logiciel de Facturation VosFactures en prenant soin :

• D’utiliser l'Option "Test" lorsque vous faites des essais ; 
• De créer une Facture d'Avoir et/ou d'Annuler une facture plutôt que de la supprimer/modifier ; 
• D’activer les différentes Options de Verrouillage des factures selon vos besoins. 

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